Онлайн-кассы для предпринимателей в 2022 году

Правила применения ККТ отражены в Федеральном законе № 54-ФЗ от 22.05.2003г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ». В нем регламентированы операции, которые подпадают под применение ККМ.

Разберемся нужен ли ИП кассовый аппарат и в каких случаях без нее можно обойтись.

Требования к применению ККМ для ИП

Онлайн-касса обязательна в следующих случаях:

• при расчетах с физическими лицами независимо от способов оплаты — наличными, картой, электронными деньгами или переводом с банковского счёта;
• при наличных расчетах с компаниями или предпринимателями в пределах 100000руб.

Законодательством установлены определённые требования к контрольно-кассовой технике. Она должна:

1. Входить в реестр ФНС;
2. Иметь корпус с нанесенным заводским номером;
3. Содержать внутри корпуса часы реального времени, фискальный накопитель и устройство для печати фискальных документов;
4. Формировать кассовые чеки в электронной форме;
5. Работать со всеми операторами фискальных данных;
6. Обеспечивать формирование запросов о маркировке и уведомлений о реализации маркированного товара;
7. Исполнять протоколы информационного обмена.

Стоимость установки онлайн-кассы

В расходы на установку кассы установленного образца входит не только сам аппарат, но и расходы на его обслуживание, доступа к интернету, а также затраты по передаче фискальным оператором данных в налоговую инспекцию.

Цена на ККМ зависит от технических параметров. Средняя стоимость компактных смарт-терминалов составляет 15-21тыс.руб.

Программно-аппаратный комплекс с полноценным рабочим местом кассира (POS-система) или стационарная касса обойдутся в сумму от 26 до 120тыс.руб.

Техподдержка и подписка на программное обеспечение оценивается в 2 — 3тыс.руб. в месяц.

Разовый платеж на дополнительные услуги за регистрацию в налоговой и настройку онлайн-кассы достигает 10тыс.руб.

Договор с оператором фискальных данных стоит от 3тыс.руб. в год.

Инструкция по установке онлайн-кассы для ИП

1. Выбрать и приобрести новую онлайн-кассу. Аппарат должен соответствовать требованиям законодательства. Ознакомиться с реестром разрешенных к применению ККТ можно на сайте ФНС.
2. Оформить электронную цифровую подпись. Она нужна для постановки на учет в налоговой службе. Можно обойтись без ЭЦП, но тогда нужно посещать ФНС лично.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных. Перечень ОФД размещён на официальном сайте налоговой.
4. Зарегистрировать кассу в ФНС. Всю информацию можно заполнить в электронном виде в личном кабинете налогоплательщика.

Кто вправе работать без применения онлайн-кассы

ККМ не нужна предпринимателям, которые работают только с предприятиями, организациями или другими ИП и осуществляют расчеты напрямую через банк.

Плательщики налога на профессиональный доход также освобождены от применения ККТ. Они формируют чеки в приложении «Мой налог» (п.2.2 статьи 2 закона 54-ФЗ).

Полный список ситуаций, когда можно работать без контрольно-кассовой техники утвержден в пп. 2 и 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.

К ним относятся:

• продажа печатных изданий в павильонах и ларьках;
• реализация мороженого в киосках, безалкогольных напитков, воды, молока на разлив;
• сезонная торговля в развал;
• разносная торговля продуктами без особых условий хранения и реализации, а также непродовольственными товарами с лотков, ручных тележек;
• работа в труднодоступных и отдаленных местностях;
• расчеты по договорам займов, предоставленных для целей, не связанных с оплатой товаров или работ;
• реализация товаров или оказание услуг, расчеты за которые производит платёжный агент;
• ремонт и окраска обуви;
• присмотр за детьми, инвалидами, больными и престарелыми и т.п.

Не требует применения онлайн-кассы:

• оплата физическим лицам по договорам гражданско-правого характера, в том числе по договору аренды;
• выплата заработной платы, в том числе в натуральной форме;
• выдача матпомощи работнику;
• передача подотчетных сумм и возврат неизрасходованного аванса.

Работа без ККМ

Если деятельность предусматривает освобождение от онлайн-кассы, ИП должен взамен кассового чека оформлять иной документ, подтверждающий факт оплаты.

Бланк можно разработать и изготовить самостоятельно или заказать в типографии. В нём обязательно должны быть следующие реквизиты:

• наименование документа и его номер;
• дата, время и адрес расчетов;
• фамилия, имя, отчество и ИНН предпринимателя;
• наименование товара, услуги;
• количество, цена и общая стоимость покупки;
• система налогообложения;
• должность и фамилия продавца;
• печать при наличии.

Преимущества онлайн-кассы

Современная фискальная техника, помимо жёсткого контроля со стороны государства за денежным оборотом, даёт некоторые преимущества и самим бизнесменам:

1. Вероятность проверок со стороны налоговых органов снижается;
2. Автоматизация упрощает работу персонала и сокращает необходимость составления дополнительных бухгалтерских отчетов;
3. Кассовый чек гарантирует покупателю быстрый возврат или обмен товара;
4. Онлайн-система позволяет собственнику бизнеса контролировать сотрудников и отслеживать продажи;
5. Работу кассы можно совместить с другой техникой: принтером, сканером, электронными весами.

Ответственность за нарушения в работе онлайн-кассы

Контроль за правильностью использования ККТ осуществляют налоговые органы. Ответственность установлена в ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Нарушение порядка применения фискального регистратора влечёт для предпринимателя и его работников следующие санкции:

• Неприменение в установленных законом случаях контрольно-кассовой техники влечет наложение штрафа на должностное лицо в размере от 25 до 50% от суммы расчета, но не менее 10тыс.руб., а на ИП — от 75 до 100%, но не менее 30тыс.руб.;
• Если сумма выручки без применения ККМ составила 1млн.руб. и выше, должностных лиц дисквалифицируют на срок от 1 года до 2 лет, а деятельность предпринимателя приостановят на срок до 3 месяцев;
• Если предприниматель использует неисправную или незарегистрированную кассу налоговая наложит штраф на кассира от 1,5 до 3тыс.руб., а на предпринимателя от 5 до 10тыс.руб.;
• За ошибки в кассовых чеках также предусмотрены штрафные санкции. К ним относятся ошибки в реквизитах, системе налогообложения, неправильный способ оплаты, суммовые ошибки. Размер штрафа для кассира составит от 1,5 до 3тыс.руб, а для предпринимателя — 5 -10тыс.руб.

Если правонарушение совершено впервые, предприниматель может избежать материального наказания и отделаться предупреждением от налоговой службы. Послабление возможно если деяние не несёт угрозы жизни и здоровью людей, не причиняет вреда культурным объектам, окружающей среде и безопасности государства. А также не был причинён имущественный ущерб и отсутствовал риск возникновения чрезвычайных ситуаций.

В случае самостоятельного исправления ошибки, предприниматель должен направить в налоговую инспекцию коррекционный чек. В этом случае он защитит себя наказания.